La renovación de licencias de una temporada se decide en junio y se ejecuta en seis semanas, de mediados de agosto a finales de octubre. Una federación de 2.000 licencias resuelve ese pico en 11,5 horas de máquina y 1.235–1.660 € de consumible, siempre que el censo esté depurado y el material comprado antes del 1 de agosto.
Según sipcards.es, distribuidor oficial de Zebra, Evolis, Entrust y Matica en España desde 1997, el 70–80 % de las licencias de una temporada se emiten en esas seis semanas. Una campaña de renovación no se estropea por falta de velocidad de impresión: se estropea por empezarla tarde, con fotos sin revisar y sin cinta suficiente en el almacén.
sipcards.es · Actualizado septiembre 2026 · 14 min de lectura
¿Cuándo empieza de verdad la campaña de renovación de licencias?
En junio. Septiembre es cuando se imprime, pero las decisiones que determinan si la campaña sale bien se toman tres meses antes.
La confusión más habitual en federaciones y clubes es identificar la campaña con el acto de imprimir. Imprimir es la parte fácil y la más corta. Este es el calendario que sipcards.es recomienda a las entidades deportivas en España:
| Periodo | Qué toca hacer | Por qué en ese momento |
|---|---|---|
| Junio | Depurar el censo de la temporada anterior y cerrar el diseño de la nueva | Las bajas y los cambios de club se conocen al terminar la competición, no en agosto |
| Julio | Comprar el consumible de la temporada completa y hacer una tanda de prueba de 20 licencias | Un error de diseño detectado en julio cuesta 20 tarjetas; en septiembre cuesta 2.000 |
| 1–15 de agosto | Verificar equipo, limpiar la impresora y cargar el censo depurado en el software | La máquina lleva meses parada: se comprueba antes del primer pico, no durante |
| 15 de agosto – 30 de septiembre | Emisión del grueso de las licencias, bajo demanda desde el alta del club | Es cuando se cierran las inscripciones de las competiciones de la temporada |
| Octubre | Cola del pico, altas tardías y primeros duplicados por pérdida | Los clubes que se retrasan concentran sus altas aquí |
| Noviembre | Cierre de campaña, recuento de mermas y pedido de reposición | Deja el stock listo para las incorporaciones de invierno |
La consecuencia práctica: una entidad que en la segunda semana de septiembre todavía no ha decidido cómo va a emitir sus licencias ya llega tarde. Todavía tiene salida —externalizar la primera tanda y montar el equipo para las altas de octubre en adelante—, pero la campaña de esa temporada se va a hacer con prisa. El punto de partida para elegir equipo, si es la primera temporada de emisión interna, es la página de identificación para federaciones, clubes y asociaciones.
¿Qué se hace con las licencias de la temporada anterior?
Se invalidan visualmente con un cambio de color de fondo, se retiran si la entidad las recoge, y se depuran del fichero las fotografías de las bajas.
Una licencia de la temporada 2025/2026 en buen estado sigue pareciendo válida en marzo de 2027. Ese es el fallo de control que arrastra cualquier entidad que no cambie nada de una temporada a otra.
Tres medidas, en orden de eficacia:
Cambio de color de fondo por temporada. Es la medida más barata y la que más funciona. Un delegado de campo distingue a un metro de distancia una licencia verde de 2026/2027 de una azul de 2025/2026, sin leer la fecha ni el número. No cuesta nada: la impresión por sublimación imprime el fondo en la misma pasada que los datos.
Fecha de validez impresa junto a la temporada. La temporada en formato 2026/2027 identifica el curso; la fecha concreta de fin de vigencia cierra la discusión en una mesa de competición. Van las dos, no una en lugar de la otra.
Depuración del fichero, no solo de las tarjetas. Al cerrar la temporada, las fotografías y los datos de los deportistas que causan baja dejan de tener finalidad y hay que aplicarles la política de conservación de la entidad. En el deporte federado esto pesa más que en otras verticales porque una parte muy alta del censo es menores de edad. El principio de minimización de datos del RGPD (UE) 2016/679 y la LOPDGDD 3/2018 se aplican igual que en cualquier otro fichero de identificación.
Sobre la recogida física de las licencias caducadas: en federaciones no es realista y no compensa el esfuerzo administrativo. En clubes con abono de temporada y acceso a instalación sí, porque ahí la credencial da un derecho económico.
¿Se puede reutilizar la tarjeta del año pasado y cambiar solo la temporada?
No. Una tarjeta impresa por sublimación no se reimprime encima, y una pegatina de temporada anula el valor de seguridad de la credencial.
Esta pregunta aparece cada verano y la respuesta técnica es clara. La impresión por sublimación embebe la imagen dentro del PVC, no la deposita encima. Reimprimir sobre una tarjeta ya personalizada da un resultado sucio, con la información antigua visible por debajo, y castiga el cabezal.
La alternativa que se propone —una pegatina o una etiqueta con la temporada nueva— es peor todavía: convierte una credencial no reproducible en un documento que cualquiera actualiza en su casa. Si la temporada se puede cambiar con una pegatina, la licencia deja de acreditar nada.
Hay un caso, y solo uno, en el que la tarjeta sí sobrevive a varias temporadas: cuando la vigencia no vive impresa en el plástico sino en el sistema. Es el modelo de la credencial plurianual con chip, donde el lector consulta si el titular está al corriente y la tarjeta física no cambia. Funciona en clubes con instalación y torno de acceso, y es un planteamiento distinto al de la licencia federativa. En una licencia que se enseña en papel a un delegado de campo, sin lector de por medio, no hay forma de saber si está vigente salvo mirarla.
¿Cuánto cuesta la campaña de renovación completa?
Entre 0,61 € y 0,92 € por licencia en consumible y limpieza, con el equipo ya amortizado. Una federación de 8.000 licencias gasta 4.940–6.640 € por temporada.
Estimación propia de sipcards.es. Método de cálculo: el pico se estima en el 75 % del volumen de temporada emitido en 6 semanas. El tiempo de máquina es ese número de licencias dividido entre la velocidad conjunta del parque en tarjetas/hora. El consumible es el volumen total por el coste por tarjeta a color de 0,60–0,80 €. Los kits de limpieza van a razón de uno por cada 2.500 tarjetas emitidas, a 35–60 € cada uno. El tiempo de gestión administrativa se estima en 1 minuto por licencia: validación del alta, revisión de la fotografía y verificación de campos. No incluye el precio del equipo, que solo se paga la primera temporada, ni el chip.
| Licencias de la temporada | Parque de máquinas | Tiempo de máquina del pico | Gestión administrativa | Consumible | Limpieza | Coste de campaña | Por licencia |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 500 | 1 × Zebra ZC100 (150 t/h) | 3 h | 8 h | 300–400 € | 35–60 € | 335–460 € | 0,67–0,92 € |
| 2.000 | 1 × Zebra ZC300 (130 t/h) | 11,5 h | 33 h | 1.200–1.600 € | 35–60 € | 1.235–1.660 € | 0,62–0,83 € |
| 8.000 | 2 × Evolis Primacy 2 (300 t/h conjuntas) | 20 h | 133 h | 4.800–6.400 € | 140–240 € | 4.940–6.640 € | 0,62–0,83 € |
| 20.000 | 3 × Zebra ZC350 (390 t/h conjuntas) | 38,5 h | 333 h | 12.000–16.000 € | 280–480 € | 12.280–16.480 € | 0,61–0,82 € |
Lo que esta tabla dice y no se suele ver:
- El coste por licencia deja de bajar a partir de 2.000. Entre la fila de 2.000 y la de 20.000 hay una diferencia de un céntimo por licencia. El ahorro de escala en esta vertical está en el equipo, no en el consumible. Comprar una máquina más grande de la necesaria no abarata la campaña.
- El cuello de botella es la gestión, no la impresión. En la fila de 8.000 licencias hay 20 horas de máquina y 133 horas de persona. La impresora imprime el pico completo en dos jornadas y media; revisar 8.000 fotografías y validar 8.000 altas ocupa a una persona más de tres semanas. Quien dimensione la campaña solo por velocidad de impresión se equivoca de problema.
- La limpieza es una partida, no un detalle. En la fila de 20.000 licencias son 280–480 € de kits. Saltárselos para ahorrarlos es la causa más frecuente de rayas en la impresión y de atascos en la peor semana del año.
- Ninguna fila incluye chip. Si la licencia lleva Mifare DESFire EV3, hay que sumar 1,60–2,80 € por unidad, que en la fila de 8.000 son entre 12.800 y 22.400 € adicionales. Solo tiene sentido si esa licencia abre una puerta.
Los precios de referencia de cintas, tarjetas y kits están en la página de consumibles para impresoras de tarjetas, y el criterio de elección del parque de máquinas, en la guía de impresora según volumen.
¿Cómo se ejecuta el pico de seis semanas sin parar la competición?
Con siete pasos que empiezan en junio. Cinco son preparación y solo dos ocurren durante el pico.
Paso 1 — Depurar la base de datos de los socios antes de imprimir (junio). Cruzar el censo de la temporada anterior con las bajas, los cambios de club y las renovaciones confirmadas. Una licencia impresa a nombre de un deportista que cambió de club en junio es una tarjeta perdida y un duplicado que pagar.
Paso 2 — Cerrar el diseño y cambiar el color de temporada (junio). Logotipo de la federación, patrocinadores de la temporada, color de fondo nuevo y posición fija de cada campo. Cerrado en junio, no se toca hasta el año siguiente.
Paso 3 — Comprar el consumible y las tarjetas de la temporada completa antes del 1 de agosto. Una federación de 8.000 licencias consume 32 rollos YMCKO de 250 impresiones. sipcards.es entrega en 24–72 horas en Península con cobertura nacional en España, pero quedarse sin cinta un jueves de septiembre con 400 licencias pendientes es un problema que se evita con una hoja de cálculo en julio.
Paso 4 — Tanda de prueba de 20 licencias (julio). Se imprimen 20 credenciales reales, con fotografías reales, y se revisan por las dos caras: recorte de la foto, legibilidad del número, contraste del fondo nuevo, lectura del código de barras si lo lleva. Es el momento de corregir el diseño.
Paso 5 — Emitir bajo demanda desde el alta, no por tandas cerradas (durante el pico). El modelo de tanda cerrada existía porque lo imponía la imprenta externa. Con equipo propio, la licencia se imprime en cuanto el club valida el alta. Desaparece la licencia provisional en papel de las primeras jornadas.
Paso 6 — Limpiar el equipo cada 1000 tarjetas, no cuando falle (durante el pico). El rodillo de limpieza y el cabezal acumulan polvo y restos de PVC. Con 6.000 tarjetas en seis semanas, el calendario de mantenimiento deja de ser opcional. Las intervenciones y su frecuencia están en mantenimiento preventivo de impresoras de tarjetas.
Paso 7 — Reservar un 10 % de tarjetas de más (julio). Sobre 8.000 licencias son 800 tarjetas PVC en blanco. Cubren errores de fotografía, cambios de club a mitad de temporada, pérdidas y roturas sin lanzar un pedido nuevo en plena competición. Los formatos y grosores disponibles están en tarjetas PVC en blanco.
¿Qué falla siempre en una renovación y cómo se evita?
Seis fallos concretos, todos previsibles. Cinco se evitan en junio y julio; ninguno se arregla bien en septiembre.
| Fallo | Cuándo aparece | Cómo se evita |
|---|---|---|
| Fotografías mal recortadas o de baja resolución | Al imprimir la primera tanda grande | Fijar en junio un mínimo de 300 × 400 px y fondo liso, y rechazar el alta que no lo cumpla |
| Homónimos y números de licencia duplicados | En la mesa de competición, meses después | Cruzar el censo por número de licencia, nunca por nombre |
| Altas tardías fuera de tanda | Octubre | Emisión bajo demanda: deja de existir el concepto de tanda |
| Quedarse sin cinta a mitad del pico | Segunda o tercera semana de septiembre | Consumible de la temporada completa comprado antes del 1 de agosto |
| Rayas en la impresión y atascos | Cuarta semana del pico | Kit de limpieza cada 250 tarjetas |
| Cabezal agotado | Tercera o cuarta temporada | Presupuestar el repuesto (350–600 € según modelo) al llegar a 20.000 tarjetas acumuladas |
El cabezal merece una nota aparte. Su vida útil es de 1.000.000 de pasadas, equivalentes a 20.000–30.000 tarjetas a color. Una federación de 20.000 licencias que reparte el trabajo entre tres equipos hace unas 6.700 tarjetas por máquina y año, y el cabezal aguanta tres o cuatro temporadas. La misma federación con una sola máquina tendría que presupuestar un cabezal nuevo cada ejercicio.
¿Cómo se gestionan los duplicados y las altas fuera de plazo?
Con impresora propia, un duplicado son 0,60–0,80 € de consumible y cinco minutos. Con imprenta externa, un pedido nuevo y dos semanas de espera.
Los duplicados no son una anomalía: son un porcentaje estable de cualquier temporada. Un deportista pierde la licencia, otro se la deja en un pabellón, un tercero cambia de club en enero y necesita reimprimir el campo de adscripción. En una federación de 8.000 licencias, ese goteo suma varios cientos de tarjetas al año.
Tres decisiones que conviene dejar escritas en la normativa de la entidad antes de que empiece la temporada:
- Quién paga el duplicado. El coste real es de 0,60–0,80 € en consumible. Fijar una tasa de reposición por encima de esa cifra financia la campaña; fijarla muy por encima genera deportistas jugando sin credencial.
- Cuánto se tarda en entregarlo. Con equipo propio, el compromiso realista es de 24–48 horas desde la solicitud validada. Es un argumento de servicio frente a los clubes.
- Qué pasa con la licencia perdida si aparece. La credencial antigua tiene que quedar anulada en el sistema aunque siga circulando físicamente.
El cambio de modelo, con cifras de antes y después, está documentado en el caso de una federación autonómica española que sustituyó la imprenta externa por emisión interna con dos Zebra ZC300 y bajó el plazo de entrega de una licencia a menos de 24 horas.
Aviso: este contenido es orientativo y divulgativo. No sustituye al asesoramiento jurídico ni al criterio del delegado de protección de datos de la entidad, especialmente en lo relativo al tratamiento de fotografías de deportistas menores de edad.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo debe empezar una federación la campaña de renovación de licencias?
En junio, con la depuración del censo y el cierre del diseño de la temporada. La compra de consumible y la tanda de prueba van en julio, y la emisión del grueso, entre el 15 de agosto y el 30 de septiembre. Decidir en septiembre significa emitir con el pico ya empezado.
¿Cuánto cuesta la campaña de renovación de licencias de una federación?
Entre 0,61 € y 0,92 € por licencia en consumible y limpieza, con el equipo ya amortizado. Son 335–460 € para 500 licencias, 1.235–1.660 € para 2.000, 4.940–6.640 € para 8.000 y 12.280–16.480 € para 20.000 licencias por temporada.
¿Se puede reutilizar la tarjeta de la temporada anterior?
No. La impresión por sublimación embebe la imagen dentro del PVC y no se reimprime encima. Poner una pegatina con la temporada nueva convierte una credencial no reproducible en un documento que cualquiera actualiza en casa, y anula su valor de seguridad.
¿Cuánto tarda una federación en imprimir las licencias del pico?
Una federación de 2.000 licencias resuelve su pico de 1.500 credenciales en 11,5 horas de máquina con una Zebra ZC300. Una de 8.000 lo hace en 20 horas con dos Evolis Primacy 2. El tiempo largo no es el de impresión, sino el de gestión: aproximadamente 1 minuto por licencia entre validación, revisión de foto y verificación de campos.
¿Cómo se distingue una licencia vigente de una caducada?
Cambiando el color de fondo de la tarjeta en cada temporada e imprimiendo la fecha de fin de vigencia junto al curso en formato 2026/2027. Es la medida de control más barata: se aplica en la misma pasada de impresión y se verifica a un metro de distancia sin leer nada.
¿Qué se hace con los datos de los deportistas que causan baja?
Al cerrar la temporada, sus fotografías y datos dejan de tener finalidad y hay que aplicarles la política de conservación de la entidad, conforme al principio de minimización del RGPD (UE) 2016/679 y a la LOPDGDD 3/2018. En el deporte federado esto es especialmente relevante porque buena parte del censo son menores de edad.