Cómo hacer un carné de empleado en PVC: guía paso a paso
tarjetas PVC (o el servicio de un proveedor externo), un software de diseño (incluido con la impresora) y tarjetas PVC en blanco. El proceso completo — desde diseñar la plantilla hasta tener el carné en la mano — lleva entre 30 minutos y 2 horas la primera vez, y menos de 5 minutos por empleado una vez configurado.
Paso 1: Decide qué información llevará el carné
Antes de diseñar nada, define qué campos necesita tu carné. La mayoría de empresas incluyen:
Información obligatoria (recomendada)
- Foto del empleado
- Nombre completo
- Cargo o puesto
- Departamento
- Logo de la empresa
Información opcional según uso
- Número de empleado (útil para vincular con RRHH)
- Fecha de vigencia (si los carnés tienen caducidad anual)
- Código QR o código de barras (para fichaje, control de acceso o identificación rápida)
- Número de teléfono de emergencia o contacto interno
- Nivel de acceso o área autorizada
Información que NO debes poner en el carné
- DNI o número de identidad (innecesario y riesgo de privacidad)
- Salario o categoría laboral
- Datos médicos o personales sensibles
Paso 2: Diseña la plantilla
Opción A: Usar el software incluido con la impresora (recomendado)
Si tienes una impresora Evolis: abre Evolis Premium Suite → Nueva plantilla → Tamaño CR80 (85,6 × 54 mm). Si tienes una impresora Zebra: abre Zebra CardStudio → Nuevo diseño.
Elementos que añadir en el editor:
- Fondo: color corporativo o imagen de fondo (PNG/JPG a 300 dpi)
- Logo: PNG con fondo transparente, posicionado en la esquina superior
- Campo de foto: recuadro de tamaño fijo (recomendado: 25 × 32 mm) vinculado a la base de datos de fotos
- Campos de texto: nombre, cargo, departamento — vinculados a campos de Excel o base de datos
- Código QR o código de barras: si procede, vinculado al número de empleado
Opción B: Diseñar en Canva o Illustrator e importar
Puedes diseñar el fondo de la tarjeta en Canva (gratis) o Adobe Illustrator y exportarlo como PNG a 300 dpi. Luego lo importas como fondo en el software de la impresora y añades los campos variables (foto, nombre) encima.
Tamaño del documento: 90 x 60 mm a 300 dpi = 1011 × 638 píxeles. Aunque estas medidas son un poco mas grandes que el resultado, se hace para ocupe a 100% la superficie de la tarjeta por lo que la impresora recorta 2mm alrededor parar quedar finalmente 85 x 56mm
Consideraciones de diseño
- Fondo blanco o claro en la zona de la foto: facilita la impresión de la foto sin interferencias de color
- Texto en negro sobre fondo claro: mejor legibilidad y mayor nitidez (el panel K de la cinta imprime el texto en negro puro)
- Fuente mínima recomendada: 7 pt para texto secundario, 10 pt para nombre
- No colocar información crítica en los 1–2 mm del borde (zona de margen blanco en impresoras DTC)
Paso 3: Prepara la base de datos de empleados
Para imprimir varios carnés, lo más eficiente es vincular el software a una base de datos:
Formato mínimo (Excel / CSV)
| ID | Nombre | Apellido | Cargo | Departamento | Foto |
|---|---|---|---|---|---|
| 001 | María | García | Directora Comercial | Ventas | foto_001.jpg |
| 002 | Carlos | López | Técnico | IT | foto_002.jpg |
El software lee cada fila y genera automáticamente la tarjeta con los datos correspondientes.
Fotos de empleados: cómo organizarlas
- Nombra cada foto con el ID del empleado (ej. 001.jpg, 002.jpg)
- Resolución mínima: 300 dpi al tamaño de impresión (para un recuadro de 25 × 32 mm: mínimo 295 × 378 píxeles)
- Fondo neutro (blanco o gris claro) para mejor resultado visual
- La impresora acepta JPG y PNG
Paso 4: Imprime los carnés
Proceso estándar de impresión
- Coloca tarjetas PVC en blanco en la bandeja de entrada de la impresora (capacidad: 100 tarjetas en gama media)
- En el software, selecciona los registros a imprimir (todos, rango o individual)
- Previsualiza el diseño antes de imprimir para verificar que los datos son correctos
- Inicia la impresión — la impresora imprime y entrega las tarjetas automáticamente
- Recoge las tarjetas de la bandeja de salida
Tiempo de impresión
- Impresora gama entrada (ZC100, Evolis Zenius): ~36 segundos por tarjeta = 100 tarjetas/hora
- Impresora gama media (Primacy 2, Zebra ZC300): ~24 segundos por tarjeta = 150 tarjetas/hora
- Para 50 empleados con Primacy 2, Zebra ZC300: menos de 25 minutos
Paso 5 (opcional): Añade chip NFC para control de acceso
Si el carné también sirve para abrir puertas o fichar:
- La impresora debe tener módulo NFC instalado (Zebra ZC300/350, Evolis Primacy 2, Entrust DS3)
- Usa tarjetas PVC con chip Mifare integrado (en lugar de tarjetas PVC lisas)
- El software de la impresora codifica el chip en la misma pasada en que imprime el diseño visual, el software habría que desarrollarlo basado en las especificaciones del cliente.
- Activa el chip en el sistema de control de acceso (asignando permisos al UID del chip)
Opciones según presupuesto
Opción 1: Impresora propia (más de 200 carnés/año)
| Concepto | Coste |
|---|---|
| Impresora Zebra ZC100 | desde 700-1200 € + IVA |
| Tarjetas PVC en blanco (pack 200) | 24–36€ |
| Cinta YMCKO (200 tarjetas) | 40–50€ |
| Total para 200 carnés | ~764–1.264 € + IVA |
| Coste por carné | ~3,82–6,32 € |
A partir del segundo año: solo consumibles (~0,40–0,50 €/carné).
Opción 2: Tarjetas preimpresas externas (menos de 200 carnés/año)
- Tirada mínima habitual: 200 unidades
- Precio: 0,45–0,65 €/ud (diseño idéntico, sin foto individual)
- Entrega: 5–10 días laborables
- Limitación: no permite foto individual ni nombre en la tarjeta
Opción 3: Servicio de impresión con personalización en Sipcards
- Sipcards imprime los carnés con foto y nombre individual de cada empleado
- Tarifa: consultar según volumen y configuración
- Entrega: 5–8 días laborables con datos y fotos enviadas por el cliente
Requisitos legales del carné de empleado en España
En España no existe obligación legal de que los empleados lleven carné de empresa, salvo en sectores específicos (seguridad privada, sector sanitario en algunos casos). Sin embargo:
- Si el carné recoge datos personales (foto, nombre), aplica el RGPD: el empleado debe ser informado y el carné solo puede usarse para las finalidades indicadas
- La empresa es responsable del tratamiento de las fotos de los empleados
- En caso de baja o cese, el carné debe ser devuelto y destruido
Preguntas frecuentes
P: ¿Puedo hacer carnés de empleado sin impresora, solo con Canva y una impresora de papel?
R: Puedes imprimir un diseño en papel y laminarlo, pero el resultado no es comparable a una tarjeta PVC en cuanto a durabilidad, aspecto profesional ni posibilidad de incluir chip NFC. Para un carné que dure años y proyecte imagen corporativa, el PVC es el estándar.
P: ¿Cuánto tiempo tarda en amortizarse la impresora?
R: Para un volumen de 300 carnés/año, la impresora Zebra ZC100 (desde 700-1200 € + IVA) se amortiza en aproximadamente 18-36 meses comparado con encargar los carnés a un servicio externo de personalización.
P: ¿Puedo hacer carnés de doble cara?
R: Sí, con impresoras que tengan módulo de doble cara (Evolis Primacy 2, Zebra ZC300/350 en versión duplex, Entrust DS3). El reverso puede incluir instrucciones, normas de empresa, QR adicional, etc.
P: ¿La foto del empleado en la tarjeta requiere su consentimiento?
R: Sí. La foto es un dato biométrico según el RGPD. Debes obtener el consentimiento del empleado o que el carné sea necesario para el cumplimiento del contrato de trabajo (lo que en muchos casos cubre la identificación en el trabajo). Consulta con tu asesor jurídico la base legal más adecuada.
Empieza a hacer tus carnés de empleado hoy
En Sipcards te ayudamos a configurar todo el sistema: impresora, software y plantilla lista para imprimir. Puedes tener tus primeros carnés listos en menos de 48 horas.
Contacto: info@sipcards.es | +34 910 693 004 | WhatsApp: +34 696 411 438
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Sipcards es distribuidor oficial de Zebra, Evolis, Entrust y Matica en España. Más de 25 años ayudando a empresas a emitir sus propias credenciales corporativas.
P: ¿Qué datos debe incluir un carné de empleado en España? R: La normativa española no establece un contenido mínimo obligatorio para carnés de empleado de empresa privada. Por convenio habitual se incluyen: nombre completo, fotografía, cargo o departamento, nombre y logo de la empresa, y número de empleado. Si el carné incluye datos biométricos, es obligatorio cumplir con el RGPD en cuanto a minimización de datos y finalidad.